1. Présentation SAP Business One

SAP Business One est un progiciel de gestion d’entreprise qui appartient à la famille des ERP (Enterprise Resource Planning). C’est un système dans lequel les différentes fonctions de l’entreprise (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, SAV,Gestion des projets ; etc.) sont reliées entre elles par l’utilisation d’un système d’information centralisé sur la base d’une configuration client/serveur.

Conçue par le leader mondial des solutions d’entreprise, l’application SAP Business One est une solution de gestion intégrée abordable et flexible, destinée à toutes sortes de petites et moyennes entreprises de toutes dimensions et dans tous les marchés importants.

SAP Business One est une plate-forme de travail collaborative grâce à son référentiel unique pour l’ensemble des flux de gestion en temps réel de l’entreprise. SAP Business One permet de rationaliser les processus de gestion et de produire une image précise et unifiée des données de gestion à jour couvrant tous les domaines fonctionnels de l’entreprise. Cette visibilité à 360 degrés de l’entreprise, permet une prise de décisions assurées, et donc une augmentation de la rentabilité de l’entreprise, tout en atteignant de nouveaux niveaux de contrôle.

L’objectif étant d’aider les organisations à conserver leur avantage concurrentiel et à relever leurs défis quotidiens. Pour cela, SAP s’appuie pour cela sur trois axes : l’extension de la disponibilité de ses logiciels sur site, le Cloud et enfin les périphériques mobiles.

SAP est reconnue pour son rôle de chef de file des solutions de gestion collaboratives. Avec plus de 12 millions d’utilisateurs répartis dans plus de 120 pays, plus de 100 000 installations et plus de 1500 partenaires à l’échelle mondiale, SAP est la plus grande société au monde de logiciels d’entreprises.

1. Facteurs clés du succès

L’application SAP Business One, véritable révolution dans les logiciels de gestion pour PME en pleine croissance, offre les facteurs clés de distinction suivants.

1. Fonctionnalités complètes

SAP Business One est un ERP complet qui embarque en standard le périmètre fonctionnel universel nécessaire à toute entreprise :

 Comptabilité et gestion financière

 Administration des ventes

 Achats

 Stocks et logistique,

 Production et planification MRP

 Ventes

 Services client

 Ressources humaines

 Pilotage, reporting et aide à la décision (business intelligence)

2. Cockpit personnalisable

Un cockpit personnalisable permet à chaque utilisateur :

• l’accès aux tableaux de bord ;
• l’accès par l’Internet ;
• l’accès instantané aux principales fonctionnalités ;
• l’intégration de pages web personnalisées ;

3. Intégration de Microsoft Office

SAP Business One s’intègre dans Microsoft Outlook, ce qui vous permet d’échanger et de partager des données pour tenir toutes les parties au courant des développements concernant les comptes et les opportunités de vente.

4. Outils puissants de production de rapports et d’analyse

Des outils particuliers de requête et de production de rapports vous permettent de sélectionner pratiquement n’importe quel élément d’un rapport pour examiner tous les détails pertinents. La fonction de production de rapports du logiciel utilise une interface Microsoft Excel standard ou celle du logiciel Crystal Reports totalement intégré à SAP pour simplifier la création de rapports.

5. Alertes fondées sur le cheminement des opérations

SAP Business One fournit des fonctions d’alerte fondées sur le cheminement des opérations, qui comprennent des fonctions de surveillance et d’alerte, et qui prennent des mesures en fonction d’événements particuliers. Toute violation des politiques de gestion prédéfinies déclenche une alerte immédiate concernant l’événement. SAP Business One va même plus loin, en déclenchant automatiquement un processus de traitement visant à orienter les ressources pour apporter une réponse à l’événement.

6. Facilité d’emploi

SAP Business One est une application souple mais puissante, qui a été conçue pour faciliter le travail de l’utilisateur final : même si ce dernier a des compétences techniques limitées, il la trouvera facile à utiliser. Une interface intuitive utilisateur et un environnement Microsoft Windows permettent de réduire considérablement la courbe d’apprentissage.

7. Souple et adaptable

SAP Business One donne à chaque utilisateur (selon les autorisations qui lui sont accordées) la liberté d’ajouter facilement des champs de données, de modifier des formulaires, et de personnaliser les requêtes et les rapports. De nouvelles fonctions peuvent rapidement y être ajoutées à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.

8. Solutions verticales intégrées et certifiées (Add-ons)

Plus de 550 solutions verticales complémentaires développées par les partenaires de SAP à l’aide du SDK (plate-forme de développement sur SAP Business One) élargissent le périmètre fonctionnel et permettent de répondre aux problématiques métier les plus pointues.

Leur qualité fait l’objet d’un suivi attentif de la part de SAP, pour qu’ils répondent pour le mieux aux besoins des clients. Beaucoup de ces solutions ont été examinées par SAP afin de certifier le produit et son intégration dans SAP Business One.

9. Packages d’installations préconfigurées

SAP dispose de packages d’implémentation préconfigurés facile d’utilisation et adaptables aux besoins du client.

10. Plate-forme d’administration unique (Remote Support Platform)

SAP Business One intègre une plateforme d’administration qui aide le client à maintenir son système d’information et à éviter tout incident qui pourrait perturber le fonctionnement

de lentreprise. Cet outil surveille en permanence des paramètres techniques du serveur SAP tels que mémoire, processus ou espace disque. Si un problème apparaît vous êtes automatiquement alerté. Grâce à cette plate-forme les automates de l’assistance de SAP peuvent rechercher sur votre serveur des problèmes identifiés et y remédier. Régulièrement un email sur l’état de votre système vous est envoyé, les correctifs sont automatiquement appliqués à intervalle régulier.

Parmi tous les outils permettant de rendre maximale la disponibilité de votre système, citons le dispositif de sauvegarde automatique, la vérification de cohérence avant mise à jour.

11. Ecosystème

SAP Business One fournit une suite d’applications qui libère tout le potentiel de l’écosystème. Les plateformes B1i & B1iSN intègrent tous les pans de votre activité, des clients aux fournisseurs, en passant par les maisons mères et les périphériques mobiles ou encore n’importe quel système accessible via les services Web.

III. Avantages économiques

SAP Business one offre les avantages économiques suivants :

1. Réduction des couts

Plus besoin de mises à jour coûteuses et d’adaptations répétitives visant à maintenir la compatibilité du système lors de l’ajout de nouvelles fonctionnalités.

2. Obtention de tableau de bords lisibles et en temps réel

Utilisez les données en temps réel pour créer des tableaux de bord mobiles et interactifs qui sont capables de fournir des chiffres fiables et globaux aux managers, et ce, en tout temps et en tout lieu.

3. Alertes concernant les renseignements essentiels

SAP Business One offre des fonctions puissantes d’alerte faciles à établir.

4. Amélioration de l’efficience

Un référentiel unique et centralisé de données augmente considérablement l’efficience et fournit l’information utile aux personnes concernées, en éliminant les saisies de données faisant double emploi.

5. Accès au soutien local et de proximité

SAP dispose d’un réseau mondial de partenaires qualifiés fournissant un support de proximité et de grande qualité dans des délais très courts.

6. Implémentation rapide

SAP intègre les meilleurs pratiques métiers dans la conception des formats de fichiers préconfigurés pour une mise en oeuvre facile du système et un démarrage rapide.

7. Transactions multi devises

Vous supporte l’enregistrement de transactions et la production de rapports en plusieurs devises.

8. Application multilingue

Avec le soutien de plus de 32 langues et plus de 40 pays, vous pouvez produire les documents commerciaux dans la langue de votre partenaire.

9. Intégration de SAP Business One avec Microsoft Office

SAP Business One est entièrement intégrée avec l’ensemble des produits Microsoft. Cela permet des communications sans problème à l’intérieur de votre organisation, et l’utilisation de fonctions de partage de contacts, de rendez-vous et de tâches.

10. Intégration avec SAP Business Suite

Intégré de façon transparente avec les solutions SAP Business Suite, SAP Business One dispose d’une architecture ouverte, qui lui permet de s’intégrer facilement avec les solutions d’autres éditeurs de logiciels, mais permet également de profiter des avantages des solutions SAP.

1. Options de déploiement de SAP Business One

Plusieurs options sont disponibles pour l’implémentation de SAP Business One pour votre entreprise.

 Vous pouvez exécuter SAP Business One sur une base de données Microsoft SQL Server

Chaque utilisateur est connecté à la base SAP via un poste client sur lequel est installée la partie Client SAP (« client lourd »).

SAP Business One est basé sur une architecture 2-tiers client/serveur.

 Si vous avez besoin de plus de puissance analytique, vous pouvez exécuter SAP Business One, Analytics pour HANA, qui combine un système exécuté sur une base de données SQL Server avec un serveur d’analyse fonctionnant sur le système SAP HANA.

SAP Business One, Analytics pour SAP HANA, ajoute une couche analytique, en utilisant la technologie SAP HANA, à un système SAP Business One fonctionnant avec une base de données SQL Server.

SAP HANA est une nouvelle technologie passionnante apportée par SAP. À sa base, SAP HANA utilise une technique novatrice pour stocker en mémoire vos données et est particulièrement adaptée à la manipulation de larges quantités de données tabulaires ou relationnelles avec des performances sans précédents.

Sur la gauche, on voit le serveur SAP Business One sous Microsoft Serveur SQL. Comme toujours, le client SAP Business One connecte chaque utilisateur au serveur SAP Business One. Toutes les transactions seront effectuées via le serveur SQL.

Sur la droite, on distingue un serveur Linux pour l’analyse SAP Business One.

Les transactions et les données de base sont répliquées en temps réel depuis le serveur de base de données SAP Business One vers le serveur d’analyse SAP Business One. Les données sont stockées dans une base de données colonnaire en utilisant la technologie HANA. En plus des données transactionnelles dans la base de données SAP HANA, il existe une couche sémantique contenant des vues, les cubes et les procédures permettant l’analyse.

SAP HANA Studio permet d’étendre la couche sémantique et de développer de nouvelles analyses.

Vous n’avez pas besoin d’installer quelque chose de spécifique dans le client Business One pour utiliser SAP Analytics.

La boîte en haut à droite montre les composants utilisés pour l’administration et la conception de l’analyse. La console d’administration contrôle le serveur d’analyse Business One.

 SAP HANA studio fournit un environnement pour créer de nouvelles vues, de nouveaux cubes, de nouvelles procédures.

 Vous pouvez tout aussi bien exécuter SAP Business One, version pour SAP HANA – dans laquelle les transactions et Analytics s’exécutent directement sur la base de données SAP HANA.

Dans SAP Business One, version pour HANA, il existe un dispositif pour le traitement en ligne des transactions et des analyses.

La base de données SAP Business One fonctionne sur SAP HANA.

 Si vous préférez ne pas maintenir votre propre solution sur site, vous pouvez choisir SAP Business One Cloud – La nouvelle plateforme SAP basée sur le Cloud pour SAP Business One.

Enfin, il existe des scénarios d’intégration SAP Business One pour intégrer SAP Business One dans des filiales d’une grande entreprise avec une solution SAP au siège de l’entreprise.

1. Installation

SAP Business One peut être installé sous 02 architectures différentes:

 Architecture Standalone

 Architecture client/serveur.

En mode standalone, le serveur SQL, (serveur de base de données), le serveur de licences (License server), le serveur SAP, le client SAP sont tous installés sur le même système.

Dans l’architecture client-serveur, le serveur SQL, le serveur de licences et le serveur SAP sont installés sur un système agissant en tant que serveur et le client SAP est installé sur un autre système qui lui, agit en tant que client.

1. Architecture technique SAP Business One

Quelques points forts de l’architecture technique SAP Business One.

Une architecture serveur facile à gérer

• SAP Business One fonctionne sur des serveurs de type Microsoft Windows Server.
• L’architecture serveur comprend la sécurité, les sauvegardes et les protocoles d’accès au réseau. Les accès pour les utilisateurs à distance peuvent être donnés au travers des Terminal Services ou de la technologie Citrix XenApp.
• L’environnement SAP Business One s’appuie sur des procédures standards de sauvegarde de base de données.
• La sauvegarde peut avoir lieu à chaud, pendant que les utilisateurs travaillent.
• L’architecture SAP Business One prend en charge les bases de données Microsoft SQL Server.

Une intégration aisée avec la technologie d’intégration SAP Business One (B1i)

La technologie d’intégration SAP Business One facilite et accélère son intégration avec des composants de SAP Business Suite, la plateforme technologique SAP NetWeaver ou même d’autres applications externes. L’intégration de SAP Business One à SAP NetWeaver convient plus particulièrement aux clients qui veulent intégrer de façon transparente SAP Business One avec des composants de SAP Business Suite. Le scénario se présente lorsque l’entreprise utilisant SAP Business One est une filiale ou un fournisseur d’un grand groupe doté de SAP Business Suite.

La transparence de l’intégration de SAP Business One avec les autres solutions SAP est déterminante, et l’alignement avec la stratégie de SAP NetWeaver est essentiel pour garantir cette transparence.

Principaux avantages

• Une interface transparente et rapide dans un environnement SAP (ou tout autre système).
• Le développement continu de SAP Business One, SAP NetWeaver, SAP BusinessObjects Business Intelligence et des composants de SAP Business Suite.
• Le développement de scenarii d’intégration pouvant être immédiatement déployés afin de réduire les coûts d’intégration de manière drastique.

L’API SAP Business One

SAP Business One est équipée d’une interface de programmation d’application (API) basée sur la technologie Component Object Model (COM). On peut utiliser cette API pour étendre le périmètre fonctionnel de la solution ou l’adapter à vos besoins spécifiques. Les développeurs peuvent accéder aux objets COM en utilisant des langages de programmation tels que Visual Basic, C + +, C# et Java.

Deux API sont prévues : l’une pour l’interface de données et une autre pour l’interface utilisateur.

API : interface de données (DI-API)

Le DI-API de SAP Business One fournit aux développeurs un accès aux données au travers des objets qui sont exposés. L’écriture directe dans la base n’est pas autorisée, ce qui est un gage de cohérence. Cette approche simplifie considérablement les montées de version. Le DI-API est également utile pour intégrer SAP Business One avec d’autres applications.

API : interface utilisateur (UI-API)

L’interface utilisateur UI-API de SAP Business One fournit des objets et des procédures pour accéder à l’interface utilisateur de l’application. Les développeurs peuvent ainsi étendre l’existant de SAP Business One et créer leurs propres transactions dans l’application.

Data Transfert Workbench (DTW)

L’outil de transfert de données assure la migration des données depuis les systèmes existants vers SAP Business One. Des modèles de données prédéfinis au format Microsoft Excel simplifient la préparation des données pour l’importation.

VII. Licences SAP Business One

04 types de licences utilisateurs sont disponibles:

 Licence Full : donne accès à toutes les fonctionnalités de l’application.

 Licence Limited Logisitics : donne accès aux principales fonctionnalités logistiques (modules Achats, ventes, stocks, production, MRP).

 Licence Limited Finance : donne accès aux principales fonctionnalités liées à la gestion financière.

 Licence CRM Limited : donne accès aux fonctionnalités de CRM et à quelques-unes du module Ventes.